home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Assistant / Business Assistant.iso / misc / apptrak / apptrak.doc < prev    next >
Text File  |  1989-02-03  |  24KB  |  924 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.                    A P P T R A K
  10.  
  11.  
  12.                  Applicant Tracker
  13.  
  14.                  User Documentation
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.                  (c) Copyright 1989
  21.                    Archer Software
  22.                  All Rights Reserved
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.                 Table of Contents
  71.  
  72.  
  73.         Introduction ...................................... 1
  74.  
  75.         System Requirements ............................... 2
  76.  
  77.         Installation ...................................... 3
  78.  
  79.         Input Applicants .................................. 5
  80.  
  81.         Edit Applicants ................................... 6
  82.  
  83.         Delete Applicants ................................. 7
  84.  
  85.         Editing and Printing Letters ...................... 8
  86.  
  87.         Report Writer ..................................... 9
  88.  
  89.         APPTRAK Q & A ..................................... 10
  90.  
  91.         Special Keys for Letter Edit Screen ............... APDX A
  92.  
  93.         Registration Form ................................. APDX B
  94.  
  95.  
  96.  
  97.  
  98.  
  99.  
  100.  
  101.  
  102.  
  103.  
  104.  
  105.  
  106.  
  107.  
  108.  
  109.  
  110.  
  111.  
  112.  
  113.  
  114.  
  115.  
  116.  
  117.  
  118.  
  119.  
  120.  
  121.  
  122.  
  123.  
  124.  
  125.  
  126.  
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.      Introduction
  133.      ------------
  134.      APPTRAK is an applicant tracking database system designed to
  135.      compliment your paper file system. APPTRAK allows you to track
  136.      all personal information such as; name, address, telephone
  137.      number and  social security number. You can track EEO information
  138.      also, such as; age, sex, race, and handicap. Other data you can track
  139.      include: position applying for, department codes, current status
  140.      codes, applicant's source of information and application date.
  141.  
  142.      Each applicant's file is easily accessible for instant information.
  143.      APPTRAK allows you to create and save your own customized reports.
  144.      You may also create and save up to three different letters which can
  145.      be personally addressed to any applicant on file.
  146.  
  147.  
  148.  
  149.  
  150.  
  151.  
  152.      ******************* DISCLAIMER OF WARRANTY ***************************
  153.  
  154.      THE APPTRAK SOFTWARE AND DOCUMENTATION IS OFFERED "AS IS" AND WITHOUT
  155.      WARRANTIES AS TO PERFORMANCE OR MERCHANTABILITY, EXPRESS OR IMPLIED.
  156.      BECAUSE OF THE DIVERSITY OF CONDITIONS AND HARDWARE UNDER WHICH THIS
  157.      PROGRAM MAY BE USED, NO WARRANTY OF FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE
  158.      IS OFFERED. THE USER IS ADVISED TO TEST THE PROGRAM THOROUGHLY BEFORE
  159.      RELYING ON IT. THE USER MUST ASSUME THE ENTIRE RISK OF USING APPTRAK.
  160.  
  161.      **********************************************************************
  162.  
  163.  
  164.  
  165.  
  166.  
  167.  
  168.      APPTRAK System Requirements
  169.      ---------------------------
  170.      IBM PC, XT, AT, PS/2 or compatible computer
  171.      512K RAM
  172.      Color or monochrome monitor
  173.      DOS 2.0 or later
  174.  
  175.      A hard disk is recommended for optimum perfmormance but is not required.
  176.      APPTRAK supports most printers.
  177.  
  178.  
  179.  
  180.  
  181.  
  182.  
  183.  
  184.  
  185.  
  186.  
  187.  
  188.  
  189.  
  190.  
  191.  
  192.  
  193.  
  194.                   1
  195.  
  196.  
  197.  
  198.      Installation
  199.      ------------
  200.             Diskette based systems
  201.  
  202.      You need to have a file called config.sys on the DOS diskette
  203.      with which you boot your system. There should be two lines in
  204.      this file similar to the following:
  205.  
  206.      Files=20
  207.      Buffers=8
  208.  
  209.      These are suggested settings for optimal performance. Your
  210.      settings may vary although we recommend a Files setting of at
  211.      least 20 and a Buffers setting of at least 8.
  212.  
  213.      If you already have a "Config.sys" file check to see what the
  214.      settings are by using the following procedure:
  215.  
  216.      1. Place Boot Diskette in drive A.
  217.      2. Type the following at the A> prompt: "Type config.sys"
  218.  
  219.      The contents of the Config.sys file will be displayed on the
  220.      screen. If the Files and Buffers settings need to be changed you
  221.      may do so with any text editor or with a word processor that
  222.      reads and writes DOS text files.
  223.  
  224.      Included with APPTRAK is a file called config.app. You may
  225.      use this file as your config.sys file if do not already have one
  226.      or if you wish to replace the config.sys file you currently have.
  227.      Use the following procedure:
  228.  
  229.      Two Disk Drives: 1. Place your boot diskette in drive A and
  230.              the APPTRAK diskette in drive B.
  231.               2. Type "copy b:config.app a:config.sys".
  232.  
  233.      One Disk Drive:  1. Place the APPTRAK diskette in the drive
  234.              and type "copy config.app b:config.sys".
  235.              At this point drive A will temporarily
  236.              be treated as two drives. You will be
  237.              prompted to replace APPTRAK with your
  238.              boot diskette when necessary.
  239.  
  240.  
  241.  
  242.  
  243.  
  244.  
  245.  
  246.  
  247.  
  248.  
  249.  
  250.  
  251.  
  252.  
  253.  
  254.  
  255.  
  256.  
  257.  
  258.  
  259.  
  260.  
  261.                   2
  262.  
  263.  
  264.  
  265.              Hard Disk Systems
  266.      Config.Sys
  267.      ----------
  268.      You need to have a file called config.sys in the root (main)
  269.      directory of the drive which you boot your system from. There
  270.      should be at least two lines in this file similar to the
  271.      following:
  272.  
  273.      Files=20
  274.      Buffers=8
  275.  
  276.      These are suggested settings for optimal performance. Your
  277.      settings may vary although we recommend a Files setting of at
  278.      least 20 and a Buffers setting of at least 8.
  279.  
  280.      If you already have a "Config.sys" file check to see what
  281.      the settings are by following these steps:
  282.  
  283.      1. Go to your root directory by typing "cd ..".
  284.      2. Type the following at the C> prompt: "Type config.sys"
  285.  
  286.      The contents of the Config.sys file will be displayed on the
  287.      screen. If the Files and Buffers settings need to be changed you
  288.      may do so with any text editor or with a word processor that
  289.      reads and writes DOS text files.
  290.  
  291.      Included with APPTRAK is a file called config.app. You may
  292.      use this file as your config.sys file if you do not already have
  293.      one or wish to replace the one you currently have. Use the
  294.      following procedure:
  295.  
  296.      1. If you are not already in the root directory of your boot
  297.         drive type "cd .." to get there.
  298.      2. Place the APPTRAK disk in drive A.
  299.      3. Type "copy a:config.app c:config.sys".
  300.  
  301.  
  302.      Installing APPTRAK on your hard drive:
  303.  
  304.      Use the following procedure to install APPTRAK on your hard
  305.      disk:
  306.      1. Create a directory on your hard drive by typing
  307.         "mkdir\APPTRAK" and pressing <Enter>
  308.      2. Make "APPTRAK" your current directory by typing
  309.         "chdir\APPTRAK" and pressing <Enter>.
  310.      3. Place the APPTRAK diskette in drive A.
  311.      4. Copy the contents of the APPTRAK disk onto your hard disk
  312.         by typing "copy a:*.*".
  313.  
  314.  
  315.  
  316.      * Note: Some printers have difficulty printing the character above
  317.          which immediately follows "mkdir" and "chdir". This should
  318.          be a slash. If you are unsure of this character view the
  319.          contents of APPTRAK.DOC on your computer screen.
  320.  
  321.  
  322.  
  323.  
  324.  
  325.  
  326.  
  327.                   3
  328.  
  329.  
  330.  
  331.      Input Applicants
  332.      ----------------
  333.      Input Applicants is for inputing new applicants into your database.
  334.      whenthis is selected the menu will be replaced on the screen by an input
  335.      inout form. On the bottom right corner of the screen is a record counter
  336.      which displays the number of applicants currently in the database.
  337.  
  338.      Before you can input any data a valid application date must be entered.
  339.      Below are examples of valid and invalid dates.
  340.  
  341.      Valid:    01/09/88
  342.  
  343.      Invalid:  1 / 9/88 , 12/33/88 , 10/10/XX
  344.  
  345.      Once a valid date has been input entry fields for the rest of the
  346.      data will appear on the screen. Press <Return> after each field to
  347.      move on to the next field. While most fields are self explanatory,
  348.      the following fields may need some description:
  349.  
  350.      Source   - Where did the applicant learn of your company or job
  351.             opening (e.g. newspaper, school, personal referral, etc.)
  352.      Handicap - Only true/false (T/F) or answers will be accepted in
  353.             this field
  354.      Position - Job title applying for.
  355.      Dept      - Department code in which job is located.
  356.      Status   - Status code of applicant (e.g. A= new applicant,
  357.             B= interviewed once, C= rejected, etc.)
  358.  
  359.      The Status and Dept fields accept codes which identify the different
  360.      departments and status'. To use these fields properly you should assign
  361.      these codes carefully and make sure all users understand the meaning
  362.      of each code and